Cara Membuat Dokumen Perusahaan

Dokumen perusahaan adalah segala catatan dari eksistensi serta aktifitas perusahaan yang dijadikan bahan pertimbangan bagi perusahaan guna mengambil sebuah keputusan. 

Adapun jenis dari dokumen perusahaan adalah sebagai berikut :

#1. Dokumen Keuangan

Dokumen keuangan merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha perusahaan, dokumen perusahaan itu berupa:

1.     Catatan

·       Neraca tahunan

·       Perhitungan laba dan rugi tahunan

·       Rekening

·       Jurnal transaksi harian

·       Setiap keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.

2.     Bukti Pembukuan

Segala bentuk instrumen perbankan (cek dan inkaso) yang berisi keterangan sebagai bukti. Hal ini dijadikan sebagai dasar pembukuan yang mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal perusahaan.

3.     Data Pendukung Administrasi Keuangan

Data administratif yang digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen keuangan, yang terdiri dari data pembukuan yang merupakan bagian dan bukan bagian dari bukti pembukuan.

#2. Dokumen Lainnya

Dokumen lainnya terdiri atas data yang memiliki nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan, misal :

·       Perjanjian atau kontrak

·       Surat kuasa

·       Memo perintah pembayaran

·       Berita acara serah terima barang

Pada kesempatan ini, kami akan membahas tentang langkah-langkah membuat laporan keuangan.

Langkah-langkah dalam menyusun laporan keuangan :

1.     Menyusun Neraca Saldo
Neraca saldo adalah suatu daftar rekening-rekening buku besar dengan saldo debet atau kredit. Penyusunan ini dilakukan kalau semua jurnal sudah dibukukan ke dalam masing-masing rekeningnya di buku besar. Karena penyusunannya sebelum adanya ayat jurnal penyesuaian maka neraca ini sering disebut Neraca Saldo. Sebelum penyesuaian, informasi yang disajikan dapat digunakan untuk mengecek keseimbangan debet dan kredit dari seluruh rekening di buku besar dan merupakan tahap pertama untuk membuat jurnal penyesuaian dan neraca lajur.

2.     Mengumpulkan data yang diperlukan untuk membuat jurnal penyesuaian
Beberapa transaksi mungkin belum tercatat dan masih tidak sesuai dengan keadaan di akhir periode, sehingga data tersebut dikumpulkan untuk membuat jurnal penyesuaian.

3.     Menyusun neraca lajur (worksheet)
Neraca lajur atau kertas kerja merupakan suatu cara yang memudahkan penyusunan laporan keuangan yang dimulai dari neraca saldo dan disesuaikan dengan data yang diperoleh dari jurnal penyesuaian. Kemudian, saldo yang sudah disesuaikan akan nampak pada kolom neraca saldo disesuaikan dan merupakan saldo-saldo yang akan dilaporkan dalam neraca dan laporan rugi laba.

4.     Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta laporan-laporan lainnya
Laporan-laporan tersebut dapat disusun langsung di neraca lajur, karena dalam neraca lajur sudah dipisahkan jumlah-jumlah yang dilaporkan dalam neraca atau laporan rugi laba. Kemudian, kedua laporan tersebut diubah bentuknya sehingga dapat dihasilkan neraca dan laporan rugi laba yang lebih mudah dibaca dan dianalisa.

5.     Menyesuaikan dan menutup rekening-rekening
Setelah rekening-rekening di dalam buku besar disesuaikan, maka berikutnya adalah membuat jurnal penutupan untuk menutup rekening-rekening nominal ke rekening rugi laba dan memindahkan saldo rugi laba ke rekening laba tidak dibagi. Setelah itu, informasi pada jurnal tersebut dibukukan ke buku besar sesuai dengan rekening-rekening yang bersangkutan.

6.     Menyusun Neraca Saldo setelah Penutupan
Untuk mengecek keseimbangan debet dan kredit rekening-rekening yang masih terbuka, maka dibuatlah neraca saldo setelah penutupan yang isinya rekening-rekening real saja, bukan termasuk nominal yang sudah ditutup.

Contoh laporan keuangan: